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档案本质属性研究简评:大档案概念的若干观点简评

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[档案的概念]大档案概念的若干观点简评

摘要:本文对“大档案”概念的一些观点进行了评析,笔者认为“大档案”概念有其产生的合理性,在“大档案”概念具有多种内涵的情况下,从专业术语规范的角度看,应尽量避免使用“大档案”概念的提法,而采用较为规范、正式的专业术语。 中国论文网 https://www.xzbu.com/4/view-12202319.htm  关键词:大档案小档案档案管理模式档案资源整合
  Abstract:The paper firstly gives an investigation on certain perspectives of concept about large archives,and that believes the concept originates at its ra? tionality. However,along with the situa? tion that there are various connotations in it,the writer suggests that the usage of concept about large archives should be avoided in term of terminology standard? ization,and that more standardized and formal terminology should be applied in place of it。
  Key words:Large Archives;Small Archives;Archives Management Model;Archive Resource Integration
  自1995年孙嘉焯在《试论“大档案”》[1]一文中提出“大档案”概念以来,“大档案”就逐渐成为我国档案学界研究的热点问题之一。笔者2014年10月3日利用中国知网以“大档案”作为主题检索词,共检索到207条记录,其中论文66篇。在这些文章中,除了使用“大档案”概念外,还有使用“大档案观”、“大档案意识”、“大档案思维”、“大档案理念”、“大档案思想”等多种表述。因此,为了统一认识、规范概念的使用,有必要对“大档案”的使用情况进行归纳述评。
  一、档案管理范围视角下的“大档案”
  (一)“大档案”指超出了传统范围的档案
  孙嘉焯指出,“以往人们对档案的理解,认为档案只是指机关的人事档案和文书档案”,而现在“档案工作正在逐步渗透到社会的各个领域,各个专业,各项工作,各个角落,以至人们的日常生活之中,与社会的每项活动,每个公民都密切相连,息息相关。即档案和档案工作的范围还在不断扩大。我们把这种现象也可称为‘大档案’。”[2]应当说,孙嘉焯提出的档案和档案工作的范围还在不断扩大这一认识是正确的,但将这一现象概括为“大档案”概念却是值得探讨的。
  孙嘉焯在文中只提出了“大档案”的概念,并没有明确论述“小档案”的概念。金绍正则对“小档案”概念给予了解释:“目前的档案一般局限在‘官方’的‘小档案’圈子内,一提档案,政府部门就只知文书档案、人事档案;企业就只知文书、科技、会计档案。”[3]
  刘国能在其专著《体系论中国档案事业体系》一书中也有“大档案”概念的提法:“在我国历史上,档案的含义也主要指公务文书,新中国成立后才逐步扩大到科技文件以及其他的一些专业文件材料,扩大成几乎无所不包的‘大档案’概念”。[4]
  从以上观点对“大档案”概念的使用情况来看,在《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)发布后,就没有必要再继续使用了,因为《档案法》所涉档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《档案法》所确定的“档案”很显然就是一个“大”的档案概念。
  (二)“大档案”指一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案
  王洪良认为,“所谓‘大档案’,指的是一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案。其相对的‘小档案’概念是指综合档案馆保存的档案及按传统观念应进馆保存的档案。”[5]王洪良提出“大档案”、“小档案”概念与孙嘉焯提出的“大档案”概念的内涵是明显不同的。王洪良提出“大档案”的目的其实是为大档案观念服务的:“所谓‘大档案’观念,指的是以一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案为基点来考虑档案馆建设的观念”,并进而提出“在考虑档案馆建设的时候,不能仅仅考虑现有档案馆档案及按传统观念应进馆档案保存的需要,而要考虑将一个城市、一个地区的全部或大部分应永久及长期保存的档案集中到一个地方保存的需要。……如房管、土管等部门的档案集中到一个地方保存。而对一个设区的(地级)城市而言,在考虑档案馆建设的时候,除了应将上述档案集中外,还应考虑将市(地)、区(县)两级档案馆及城建档案馆的档案也集中到同一个地方保存。”[6]
  由此可见,该观点下的“大档案”,归根结底就是要将一个城市、一个地区的具有长久保存价值的档案集中到一个地方统一保存。但王洪良没有说明放到哪里统一保存。就一个城市、一个地区而言,普遍建立了综合档案馆和城市建设档案馆,是放到现有的综合档案馆保管,还是重新建立一个新的综合档案馆去保管,并没有给出明确的建议。
  高焕认为,“建设‘大档案’是指要树立‘大档案’的理念,将一个地区内分散保存在不同档案保管机构的档案集中统一到综合档案馆”。[7]
  该观点下的“大档案”概念的提出具有一定的合理性,集中的档案便于档案保管机构提供“一站式”服务,便于利用者对档案的利用,便于发挥档案的作用。但现行档案保管机构接收档案的范围都是依据国家法律法规和规章确定的。因此,集中式的“大档案”概念及美好设想必须通过国家法律法规和规章的调整才能实现。   (三)大档案是指具有历史价值的信息
  王国振认为,“可以说,只要具有历史价值,能够记载历史信息,反映历史面貌的不论是实物、文字、影像、数字等各种信息都是档案。”“我们馆藏的珍品,我认真看看我们省馆的‘宝贝’,各市、县档案馆的‘宝贝’,也到外省档案馆看过一些‘宝贝’,这些珍品可以说,80%以上在当时都不是档案,现在的珍品档案恰恰在我们传统概念中不是‘档案’。”[8]
  有人认为,那种将“‘所有记载历史信息的东西都叫档案,都有必要接收进馆’的‘大档案’观认识,实际上是一种‘档案本位主义’,认为一切都是档案的‘泛档案化’情结。”[9]“‘大档案’也是时代产物,从名称上看,也是档案的一种‘泛化’。”[10]
  档案馆与图书馆、博物馆在收集范围上是有区别的,尽管不能否认有的历史记录既是档案,同时也是图书、文物,但无论如何,档案馆的馆藏应该以档案为主,尤其要避免档案收集范围的“泛档案化”。
  二、档案管理模式视角下的“大档案”
  (一)“大档案”指“大档案”管理模式
  王梓明提出,“以新档案馆建成为契机,对本县现行档案管理的体制进行改革和创新。按照资源整合共享、方便群众、便于保管利用的原则,对全县各类档案实行集中统一管理,在新建档案馆内建立一个全县性档案利用服务中心。主要是解决城建、土管、房产、公证等专门档案的流向问题。……确定‘大档案’的总体方针,明确城建、土管、房产、公证等档案最终都集中到县档案中心保管和利用。”[11]
  吴广平在《“大部制”改革背景下档案管理体制改革的思考》一文中提出,“需要大力规范档案资源管理行为,突出档案资源的统一归口管理问题,从中央部门这一源头实行控制,国家档案行政管理部门应当收拢已放开的口子,将垂直管理系统的档案重新纳入国家行政管理部门管辖,取消中央垂直管理系统档案自主管理或垂直管理。从地方部门实行控制,将各部门业务档案纳入地方国家综合档案馆管辖,从而实现‘大档案’管理模式。”[12]
  丁培良认为,“要树立‘大档案’的理念,将分散在各处的档案集中到综合档案馆进行统一管理,实行‘多档合一’,实现档案资源的集聚和整合。”[13]
  祁华丽认为,“通过调研深圳、顺德‘三档合一’的新体制,……为杭州市整合档案资源,实行‘大档案’管理起到了启迪的作用。”[14]
  王梓明提出的设想、吴广平提出的思考、丁培良提出的“大档案”理念、祁华丽提出的“大档案”管理,尽管用词不同,但其实讲的都是改变现有的档案管理模式这一问题。
  《档案法》确立了我国档案工作的管理原则,即“实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。”具体来说,我国实行的是分级、分专业、分系统管理的原则,通俗地说,就是“条块结合”。实行“大档案”管理模式。换句话说,就是要对现有的档案资源实行整合,“实际上是变‘统一领导,分级、分专业管理’为‘统一领导,分级、集中统一管理(由综合档案馆)’,似乎可以认为是对我国现行的档案工作基本原则的‘突破’。”[15]
  但学术界有一种观点认为,“‘多档合一’的模式本身就‘不合法’,与档案工作的‘统一领导,分级、分专业管理’的原则相冲突。”[16]“这种管理体制与现行法律、法规不符,与国家规定的管理体制不符,……而且档案形式上的集中,并不能真正方便群众”。[17]
  在依法治国、依法行政、依法治档的今天,不能说绝对不能实行“大档案”的管理模式,但在国家的法律法规和政策没有对现行的档案管理体制作出调整的情况下,提倡甚至实行“多档合一”的“大档案”管理模式,在学术界受到质疑,在实践中遇到阻力也就不难理解了。
  (二)“大档案”指档案工作社会化
  “制约档案事业发展的关键是,档案部门缺乏社会意识,而全社会又缺乏档案意识”,鄂州市档案局廖世赋局长“大胆地提出了‘发展大档案、实现社会化’的工作目标。并把‘大档案’简化为:档案工作社会化=档案部门的社会化意识+全社会的档案意识。”[18]
  这里的“大档案”是指档案工作社会化,尽管文中认为档案部门缺乏社会意识,而全社会又缺乏档案意识,进而制约了档案工作的社会化。因此,要实现档案工作社会化,既需要档案部门具有社会化的意识,又需要全社会具有较强的档案意识。
  虽然廖世赋提出的“大档案”是指档案工作社会化,但仔细分析,准确地说,“大档案”应是档案工作社会化意识,而不是档案工作社会化。由于这里“大档案”的表述具有含糊性,需要进行特定的解释,因而只能作专门理解。
  (三)“大档案”指“大档案”思想
  何达多提出,“所谓‘大档案’思想,就指档案人员应以档案利用为宗旨,在档案范围、更新观念、工作环节和具体做法等角度全方位地抓档案利用工作。”[19]
  在讨论“大档案”概念的文章中,明确提出“大档案”思想的较为少见。这里的“大档案”思想,用“大档案”观念、“大档案”理念、“大档案”意识、“大档案”思维去替代,应该更为合理一些。从何达多对所谓“大档案”思想的文字描述看,用“大档案”加以概括略显准确性不足。
  三、“大档案”概念使用之我见
  孙嘉焯提出“大档案”概念时,并没有回避对这一概念的困惑:“‘大档案’就目前来说,我们还难给它下个较确切的定义。”“‘大档案’的提出毕竟是一个新问题,这种提法是否科学,是否必要和是否符合档案工作的实际,还需要很好地研究和讨论。”[20]时至今日,我们依然还没有解决好这一问题。
  赞成者认为,“‘大档案’悄然出现在人们的面前。它的内涵主要表现为未来档案的社会化、多元化、开放性和先进性。”[21]“‘大档案’是符合社会发展需要的,是我国档案事业发展的一个重要成果。”[22]
  但反对者认为,“‘大档案’作为一种理念是非常美好的,但作为一个概念却存在诸多不妥,最终会弄巧成拙。”[23]“大档案”的提法,笔者个人认为或许并不科学,因为我们事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合档案馆之中的档案不是档案,也没有对应的“小档案”概念,现在只不过是对国家综合档案馆拓宽档案资源建设渠道展现新举措的一个形象化说法。[24]“《档案法》对于档案术语的范畴定义已很全面,并没有涵盖不了的内容需要用‘大’档案来表达,而‘大档案’实际上是为建立一个覆盖全社会的档案信息资源体系,使国家综合档案馆拓宽收集范围的弥补性做法。”[25]   笔者认为,“大档案”概念从最初提出直至现在,其内涵已经发生了很大的变化。从学术探讨的角度看,这并没有什么不妥。但我们探讨理论的目的是为了指导我们的档案实践工作。在国家的法律法规和政策在没有进行调整改变的条件下,讨论“大档案”虽然对人们的思想认识能够起到一定的促进作用,但对档案工作的实践并没有多大的实际意义。在现行的档案管理体制下,有一种对“大档案”的认识颇为理性,“并不是说不能将专业档案馆与综合档案馆的档案信息整合起来,在馆藏数字化程度不断提高的基础上,我们可以利用现代网络实现与专业档案馆的互联,逐渐将它们的馆藏数字化信息聚集起来。”[26]我们“应该考虑网络基础上的大档案,即形成虚拟网络建设,达到档案信息资源的共享,而不应拘泥于实体上的结合。……‘大档案’不应该仅仅是形式上的集中,关键是要发挥档案的作用,使档案更好地为经济建设服务。”[27]“从整合形式上,要走出档案实体整合的困惑,把档案实体与档案信息整合相结合,重点在档案信息整合上。”[28]这些观点是非常有见地的。
  总之,“大档案”概念的提出并非偶然,也有其存在的合理性。若对“大档案”概念持彻底否定的态度,是不现实的。但鉴于“大档案”概念具有多种内涵,且其提法过于口语化,并不像一个正式的专业术语,在有较为正式、准确的概念可以替代的情况下,建议适时使用。
  *本文为2013年度安徽省秘书学特色专业建设成果。
  注释及参考文献:
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  [27]亦员.“大档案”管理体制之我见[J].城建档案,2004(2):17.
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